L’art. 1 del Regolamento tipo per il funzionamento dei circoli didattici e degli istituti e scuole di istruzione secondaria ed artistica (CM 105/75) prevede che “di ogni seduta dell'organo viene redatto processo verbale, firmato dal presidente e dal segretario, steso su apposito registro a pagine numerate”.
Il verbale è il documento giuridico in mancanza del quale è nulla la stessa attività dell'organo. Un verbale completo e dettagliato è la premessa indispensabile per ogni eventuale contestazione degli atti, pertanto, almeno per le questioni più importanti è sempre meglio presentare un intervento scritto da ricopiare.
Nessuna censura può essere imposta alla verbalizzazione, se ciò dovesse accadere richiedere l'immediata sospensione della seduta per convocare Polizia o Carabinieri e denunziare l'accaduto: abuso di autorità, omissione di atti d'ufficio e falso ideologico.
Nonostante il fatto che il verbale dovrebbe essere redatto contestualmente allo svolgimento della riunione (sentenza Cons. di Stato, sez. I, n. 1375/66), ne è stata legittimata la redazione anche in un secondo momento, purchè venga letto e approvato all'inizio della riunione successiva (nota MPI 737/81). In questi casi potrebbe essere utile la registrazione della seduta, possibile previa decisione dell'organo collegiale (nota MPI 1430/82).
Dopo l'approvazione del verbale da parte dell'organo esso va sottoscritto dal segretario (Cons. di Stato 323/68) e autenticato dal presidente della seduta (art. 2 D.I. 28/5/75).
Il verbale è valido anche senza la firma del presidente, ma con quella del segretario-verbalizzante (sentenza Cons. di Stato, sez. IV, n. 454/82).