L’art. 28 della L. 241/90 prevede che l'impiegato debba mantenere il segreto d'ufficio (per il personale Ata art. 89 Ccnl 2003). Non può trasmettere a chi non ne abbia diritto informazioni riguardanti provvedimenti ed operazioni amministrative, in corso o concluse (ad esempio gli esiti di scrutini o esami prima della loro pubblicazione), ovvero notizie di cui sia venuto a conoscenza a causa delle sue funzioni, al di fuori dalle ipotesi e dalle modalità previste dalle norme sul diritto di accesso (vedi Trasparenza). Nell'ambito delle proprie attribuzioni, l'impiegato preposto ad un ufficio rilascia copie ed estratti di atti e documenti di ufficio nei casi non vietati dall'ordinamento.