Ai sensi dell’art. 53 del Dpr 445/2000 “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione”.
Lo stesso Dpr, prevedendo in un prossimo futuro la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici, indica le informazioni che devono essere necessariamente registrate in forma non modificabile:
- numero di protocollo del documento;
- data di registrazione di protocollo;
- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
- oggetto del documento;
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
- l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto.
L'eventuale annullamento di queste informazioni deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

L’art. 3 comma 3 del DM 190/95 (vedi Procedimentalizzazione) prevede che all'atto della presentazione di una domanda o istanza è rilasciata all'interessato una ricevuta, che indichi, ove possibile: l’amministrazione competente, l’oggetto del procedimento promosso, l’ufficio e la persona responsabile del procedimento, l’ufficio in cui si può prendere visione degli atti. Queste indicazioni sono comunque fornite all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento. Per le domande o istanze inviate a mezzo del sevizio postale, mediante raccomandata con avviso di ricevimento, la ricevuta è costituita dall'avviso stesso.