La L. 241/90, oltre a regolare le modalità di accesso ai documenti amministrativi, detta le norme generali del procedimento amministrativo, che nella scuola trovano applicazione anche attraverso il Regolamento emanato col DM 190/95.
L'attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità. Contrariamente a quanto pensano (e dicono!) molti dirigenti non è una loro libera disponibilità.
Ogni provvedimento amministrativo deve essere motivato. La motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell'amministrazione, in relazione alle risultanze dell'istruttoria.
Se le ragioni della decisione risultano da un altro atto dell'amministrazione richiamato dalla decisione stessa, insieme alla comunicazione di quest'ultima deve essere indicato e reso disponibile anche l'atto cui essa si richiama.
In ogni atto notificato al destinatario devono essere indicati il termine e l'autorità a cui è possibile ricorrere.

Il responsabile del procedimento
Il responsabile del procedimento, molto spesso è lo stesso dirigente scolastico:
a) valuta le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l'emanazione del provvedimento;
b) accerta d'ufficio i fatti e adotta ogni misura per l'adeguato e sollecito svolgimento dell'istruttoria.
c) propone l'indizione o, avendone la competenza, indice le conferenze di servizi;
d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti;
e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all'organo competente per l'adozione.

Pubblicità e partecipazione al procedimento amministrativo
L'amministrazione provvede a dare notizia dell'avvio del procedimento mediante comunicazione personale, che deve indicare l'amministrazione competente, l'oggetto del procedimento, l'ufficio e la persona responsabile del procedimento, l'ufficio in cui si può prendere visione degli atti.
Qualunque soggetto, portatore di interessi pubblici o privati, nonché i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati, cui possa derivare un pregiudizio dal provvedimento, hanno facoltà di intervenire nel procedimento.
I soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti e quelli che per legge debbano intervenirvi e quelli intervenuti volontariamente di cui al punto precedente hanno diritto:
a) di prendere visione degli atti del procedimento (vedi Trasparenza);
b) di presentare memorie scritte e documenti, “entro un termine pari a due terzi di quello fissato per la durata del procedimento, sempre che il procedimento stesso non sia già concluso” (art. 5 DM 190/95), che l'amministrazione ha l'obbligo di valutare ove siano pertinenti all'oggetto del procedimento.
In accoglimento di queste osservazioni e proposte l'amministrazione procedente può concludere, senza pregiudizio dei diritti dei terzi, e in ogni caso nel perseguimento del pubblico interesse, accordi con gli interessati al fine di determinare il contenuto discrezionale del provvedimento finale ovvero, nei casi previsti dalla legge in sostituzione di questo.
Gli accordi debbono essere stipulati, a pena di nullità, per atto scritto, salvo che la legge disponga altrimenti. Ad essi si applicano, ove non diversamente previsto, i principi del codice civile (art. 1321 e successivi) in materia di obbligazioni e contratti in quanto compatibili. Questi accordi sostitutivi di provvedimenti sono soggetti ai medesimi controlli previsti per questi ultimi.

Semplificazione dell’azione amministrativa
Ove debba essere obbligatoriamente sentito un organo consultivo, questo deve emettere il proprio parere entro il termine prefissato da disposizioni di legge o di regolamento o, in mancanza, non oltre novanta giorni dal ricevimento della richiesta.